Manual untuk PMU & PIU

Daftar Isi

Pengantar
Cara Login
Cara Menambah Data
Beberapa Ketentuan dalam Menambah Data
Cara Mengupdate Data
Beberapa Ketentuan dan Penjelasan tentang Update Data
Cara Mengupload Foto dan Dokumen
Beberapa Ketentuan Mengupload Foto dan Dokumen
Cara Menghapus Data

Pengantar


Warning: include(../db_connect.php): failed to open stream: No such file or directory in /home/sipra329/public_html/manual/manual.php on line 49

Warning: include(../db_connect.php): failed to open stream: No such file or directory in /home/sipra329/public_html/manual/manual.php on line 49

Warning: include(): Failed opening '../db_connect.php' for inclusion (include_path='.:/usr/lib/php:/usr/local/lib/php') in /home/sipra329/public_html/manual/manual.php on line 49
Sistem Informasi dan Pelaporan Realisasi Anggaran (SIPRA) adalah sebuah sistem informasi dan sekaligus pelaporan realisasi anggaran Proyek the Support to Development of Islamic Higher Education, Proyek yang lebih dikenal dengan nama Four-in-One ini merupakan kerjama antara Kementerian Agama RI, melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Islam, dengan Islamic Development Bank (IDB). Dinamakan Four-in-One karena Proyek ini melibatkan empat satker perguruan tinggi Islam negeri di bawah Kementerian Agama. Keempat lembaga tersebut adalah: 1) UIN Walisongo Semarang, 2) UIN Sumatera Utara, 3) UIN Raden Fatah Palembang, dan 5) IAIN Mataram. Proyek itu sendiri merupakan kerja sama antara Kementerian Agama RI dengan Islamic Development Bank (IDB).

Pengelolaan Proyek menjadi tanggung jawab Direktorat Jenderal Pendidikan Islam (Ditjen Pendis) sebagai executing agency. Dalam hal ini Ditjen Pendis telah membentuk Project Management Unit (PMU). Sementara itu, di masing-masing perguruan tinggi dibentuk Project Implementing Unit (PIU).

SIPRA diharapkan menjadi media bagi keempat satker untuk menginformasikan dan melaporkan seluruh pelaksanaan kegiatan, baik yang berasal dari pinjaman (loan) IDB maupun yang berasal dari rupiah murni pendamping (RMP).

Keberadaan SIPRA juga dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk mewujudkan akuntabilitas pengelolaan Proyek.

Cara Login

Gambar 01 di bawah ini adalah tampilan halam depan aplikasi SIPRA. Masukkan username dan password pada LOGIN FORM sebagaimana ditunjukkan pada panah nomor 1.

Gambar 01
Halaman Utama Aplikasi Sipra

Gambar 01

Cara Menambah Data

Jika login berhasil, Anda akan di arahkan pada halaman Menu Admin sebagaimana terlihat pada Gambar 02 berikut ini. Pada contoh ini, user adalah PIU UIN Palembang. Selanjutnya, untuk menambah atau meng-input data, silakan tekan menu sebagaimana ditunjukkan pada panah nomor 2.

Gambar 02
Halaman Menu Admin

pic02
Setelah Anda menekan tulisan "Tambah Data Kegiatan," Anda akan diarahkan pada halaman FORMULIR REALISASI ANGGARAN seperi tampak pada Gambar 03 di bawah ini.
Gambar 03
FORMULIR REALISASI ANGGARAN (DATA POKOK)

Gambar No. 3
  • Field (kolom isian) yang tampak pada Gambar 03 di atas adalah field untuk mengirim data pokok realisasi anggaran.
  • Isilah semua field pada formulir di atas, karena field yang kosong akan menyebakan formulir gagal terkirim.

Beberapa Ketentuan dalam Menambah Data

  • Pengisian Kompommem dan Subkomponen Kegiatan
    • Pilihlah salah satu komponen kegiatan, kemudian pilih salah satu subkomponennya.
    • Anda harus memastikan kesesuaian antara judul kegiatan dengan komponen dan subkomponennya.
  • Pengisian Field Judul
    • Tulislah judul selengkap mungkin sehingga berbeda dengan judul kegiatan lainnya.
    • Penulisan judul yang sama dengan judul kegiatan sebelumnya akan menyebabkan pengiriman data ditolak.
    • Tulislah judul kegiatan dengan format seperti judul pada berita di koran, yaitu dengan huruf kapital pada huruf pertama setiap kata.
      Contoh: Pengadaan Alat Tulis Kantor untuk Menunjang Administrasi PIU UIN Palembang
    • Hindari penulisan singkatan pada judul kegiatan.
      Contoh: "Pengadaan ATK" seharusnya ditulis lengkap "Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)."
    • Untuk kegiatan training, rapat, workshop atau sejenisnya, tulislah judul dengan menyertakan tempat kegiatan. Missalnnya, jika kegiatan dilakukan di sebuah perguruan tinggi di luar negeri, maka judul kegiatan harus menyertakan nama perguruan tinggi dan negaranya.
      Contoh: Overseas Management Training for Lecturer at Newcastle University, Australia
    • Pastikan kata terakhir pada judul tidak ada tambahan spasi, karena bisa menyebabkan judul kegiatan tidak terbaca pada saat Anda melakukan proses mengupdate data.
  • Pengisian Field Tanggal
    • Tanggal pelaksanaan kegiatan dapat diisi dengan cara memilih tanggal yang tersedia dalam template kalender yang tersedia. Tanggal dapat juga diisi secara manual dengan format yyyy-mm-dd (tahun-bulan-tanggal).
      Contoh: 2014-05-27.
    • Untuk kegiatan yang hanya berlansung satu hari, Anda cukup mengisi tanggal akhir kegiatan. Tanggal mulai kegiatan tidak perlu diisi.
  • Pengisian Volume
    • Volume agar diisi dengan ketentuan sebagai berikut:
      • Jika obyek kegiatan berupa orang seperti training, workshop, rapat dsb, isilah angka sesuai dengan jumlah peserta kegiatan.
        Contoh: 25 peserta
      • Jika obyek kegiatan berupa pengadaan barang agar diisi dengan jumlah barang, dan jika perlu disertai mereknya.
        Contoh: 2 buah unit laptop merek Lenovo
      • Jika obyek berupa kegiatan civil work atau pengadaan equipment yang dananya bersumber dari IDB loan agar diisi dengan jumlah paket sesuai dengan dokumen Withdrawal Application (WA;
        Contoh: 1 paket
  • Pengisian Anggaran Terserap
    • Kolom anggaran terserap agar diisi dengan jumlah realisasi anggaran yang sudah dibelanjakan, dan BUKAN anggaran yang direncanakan. Dengan kata lain, jumlahnya harus sama dengan jumlah yang tertera di Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
  • Pengisian Sumber Dana
    • Tekan kata Pilih, lalu pilih IDB atau GOI sesuai dengan asal sumber dana. Untuk memastikan asal sumber dana, silakan tekan tombol Daftar Sub Komponen yang terdapat di samping kanan field subkomponen (Lihat Gambar 04).
  • Tujuan
    • Tujuan kegiatan agar diisi sesuai dengan yang tertulis dalam TOR kegiatan.
  • Sasaran
    • Sasaran dapat diisi dengan kelompok jabatan atau status orang-orang yang terlibat dalam kegiatan ttersebut.
    • Jika kegiatan tidak berupa kegiatan berupa rapat, training, workshop dsb., maka field tidak perlu diisi.
  • Tempat Kegiatan
    • Tempat kegiatan harus ditulis dengan lengkap, termasuk nama tempat, alamat, dan kalau perlu nomor telpon.
  • Daftar Peserta
    • Daftar peserta hanya perlu diisi jika kegiatan melibatkan peserta, seperti rapat, training atau workshop.
    • Daftar peserta dapat ditulis dengan dua cara: 1) Bentuk daftar nomor urut, 2) Bentuk tabel.
    • Daftar peserta dengan bentuk daftar nomor urut ditulis dengan contoh format berikut:
      1. Prof. Suta (Dekan Fakultas Adab UIN .....)
      2. Dr. Naya (Kepala Biro Perencanaan UIN ....)
      3. Dra. ........................ (..........................................)
    • dalam bentuk tabel yang memuat empat kolom, yaitu nomor urut, Nama, Jabatan/Status, dan Unit atau Fakultas.
    • Langkah untuk menulis tabel:
    • Buatlah tabel dalam program excel (Jangan membuat tabel dalam program word, karena jika diupload hasilnya tidak sempurna).
    • Tabel dicopy
    • Tabel di-paste (Ctrl + v) ke field Daftar Peserta.
  • Nara Sumber
    • Sama dengan cara mengisi daftar peserta

Cara Mengupdate Data

  • Untuk mengupdate atau mengedit data, pastikan bahwa Anda dalam keadaan LOGIN.
  • Tekan menu Update Data Kegiatan pada Halaman Menu Admin (Gambar 02 panah nomor 3).
  • Anda akan diarahkan pada halaman Daftar Kegiatan seperti terlihat pada Gambar 04 di bawah ini. Dalam gambar ini user adalah UIN Mataran.
Gambar 04
DAFTAR KEGIATAN
Gambar 04
  • Pada gambar di atas terdapat kolom Update Text, Upload Dokumen dan Hapus Kegiatan.
  • Jika Anda menekan Update Text yang sejajar dengan kegiatan, misalnya, " Pengurugan Area Kampus 1 IAIN Mataram," maka Anda akan diarahkan pada halaman FORM UPDATE KEGIATAN seperti terlihat pada Gambar 06 berikut ini.
Gambar 05
FORM UPDATE KEGIATAN
Gambar 6
  • Lengkapilah data sesuai dengan field yang tersedia.

Beberapa Ketentuan dan Penjelasan tentang Update Data

  • Jangan mengupdate field komponen dan subkomponen jika tidak benar-benar diperlukan.
  • Penjelasan cara menulis update data sama dengan penjelasan cara menulis input data.
  • Kegiatan yang diupdate datanya akan otomatis muncul di halaman utama aplikasi SIPRA.

Cara Mengupload Foto dan Dokumen

  • Untuk mengupload foto atau dokumen, pastikan bahwa Anda dalam keadaan LOGIN.
  • Tekan menu Update Activity pada Halaman Menu Admin (Gambar 02 panah nomor 2).
  • Anda akan diarahkan pada halaman Daftar Kegiatan seperti terlihat pada Gambar 05 di di atas.
  • Tekan salah satu tombol Upload di bawah kolom Upload Dokumen.
  • Anda akan diarahkan pada halaman UPDATE/UPLOAD DOKUMEN seperti terlihat pada Gambar 07 berikut ini.
Gambar 06
UPDATE/UPLOAD DOKUMEN
Gambar 6
  • Seperti terlihat pada gambar di atas, ada 5 (lima) foto yang bisa diupload untuk masing-masing kegiatan, dan ada 10 (sepuluh) dokumrn yang bisa diupload untuk disimpan di server.
  • Untuk mengupload atau mengupdate foto, Tekan link Upload Foto. Anda akan diarahkan pada halaman seperti terlihat pada Gambar 08 berikut ini.
Gambar 07
FORM MENAMBAH FOTO KEGIATAN


Gambar 7
  • Tekan BROWSE untuk mencari foto yang akan diupload dari komputer Anda. Pilih foto yang akan diupload, lalu Tekan tombol upload.
  • Jika upload berhasil, Anda akan diarahkan pada halaman yang menyatakan bahwa upload foto berhasil, seperti terlihat pada Gambar 09 berikut ini.
Gambar 08
Upload foto berhasil
Gambar 08b
  • Pada halaman Upload foto berhasil, Anda akan melihat foto yang telah Anda Upload seperti terlihat pada contoh di atas.
  • Jika Anda ingin mengupload foto-foto yang lain, silakan tekan tombol Back to Update Menu.
  • Selain dapat mengupload foto, Anda dapat mengupload dokumen-dokumen kegiatan. Tekan link Upload Dokumen pada halaman Daftar Kegiatan seperti terlihat pada Gambar 05 di atas. Anda akan diarahkan pada halaman FORM UPLOAD/GANTI DOKUMEN seperti terlihat pada Gambar 09 di bawah ini.
Gambar 09
FORM UPLOAD/GANTI DOKUMEN
Gambar 9
  • Anda harus menulis judul file pada kolom Judul File. Catatan: Jika Anda tidak menulis judul fila, maka file tidak dapat diakses.
  • Tekan tombol Browse untuk mencari dokumen yang akan diupload dari komputer Anda.
  • Tekan tombol KIRIM. Jika upload berhasil, Anda akan diarahkan ke halaman

Beberapa Ketentuan Mengupload Foto dan Dokumen

  • Ukuran file yang terlalu besar dapat mempengaruhi proses upload memakan waktu yang cukup lama, bahkan dapat menyebabkan kegagalan upload. Oleh karena itu, pastikan ukuran file yang akan diupload tidak lebih dari 2 MB (2000 Kilobytes).
    Untuk memperkecil ukuran file yang berupa gambar dengan format jpg, jpeg, bmp, png, lakukan dengan cara berikut:
    1. Buka program Paint. Program ini adalah program bawaan Microsoft Office. Jadi setiap komputer hampir dipastikan ada program ini.
    2. Buka file anda di Program Paint tersebut.
    3. Tekan tombol Resize
    4. Pilih Pixels
    5. Di kolom Horizontal, ganti angka yang ada dengan angka 800, lalu Tekan OK
    6. Simpan file dengan menekan Ctrl dan huruf S, atau simpan dengan cara manual seperti lazimnya menyimpan file.
  • Jika Anda mengupload foto, maka foto urutan pertama akan tampil di halaman depan aplikasi SIPRA. Oleh karena itu, pilihlah foto yang paling bagus untuk diupload di urutan pertama.
  • Dokumen-dokumen berikut ini adalah dokumen pendukung laporan yang perlu diupload (jika ada):
    1. TOR (Term of Reference)
    2. Petunjuk Teknis (Juknis)
    3. Surat Keputusan (SK)
    4. Surat Undangan untuk menghadiri kegiatan
    5. Surat undangan dari lembaga pelaksana training atau workshop
    6. Memorandum of Understanding (MoU)
    7. Agenda kegiatan
    8. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
    9. Boarding pass
    10. Kwitansi menginap di hotel
    11. Dan sebagainya.
  • Catatan: Dokumen SP2D harus ada dan diupload pada setiap kegiatan.

Cara Menghapus Data

  • Pastikan Anda dalam keadaan LOGIN ketika akan menghapus data.
  • Buka halaman DAFTAR KEGIATAN sebagaimana terlihat pada Gambar 05 di atas.
  • Tekan tombol Hapus, maka Anda akan diarahkan ke halaman MENGHAPUS DATA seperti terlihat pada Gambar 10 berikut ini.
Gambar 10
MENGHAPUS DATA
Gambar 10
  • Anda akan ditawarkan konfirmasi apakah akan menghapus atau tidak. Jika Anda benar-benar ingin menghapus, tekan tombol "Ya" dan jika Anda tidak yakin akan menghapus data, tekan tombol "Tidak."